La inteligencia artificial está transformando la gestión documental a una velocidad sin precedentes. Empresas de todos los sectores han encontrado en esta tecnología la clave para automatizar tareas, reducir costes y mejorar la accesibilidad a la información.
“Las organizaciones generan y manejan volúmenes de información cada vez más grandes, y sin una gestión eficiente, este flujo de datos se convierte en una carga en lugar de un activo”, sostiene Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, compañía experta en soluciones de gestión documental, que añade que “con la integración de inteligencia artificial, no solo agilizamos los procesos documentales, sino que también ofrecemos a las empresas la oportunidad de reducir hasta un 60% el tiempo dedicado a la gestión de documentos y un 40% los costes operativos”.
LA IA EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL: AUTOMATIZACIÓN Y PRECISIÓN
La automatización de procesos permite que la IA organice y analice documentos sin necesidad de intervención manual, optimizando tiempos y reduciendo errores. Desde OpenKM estiman que las empresas que adoptan soluciones de gestión documental con IA logran reducir hasta un 60% el tiempo dedicado a la clasificación y procesamiento de documentos.
La extracción de datos inteligente, mediante técnicas de procesamiento del lenguaje natural, facilita la obtención de información clave de grandes volúmenes de datos, incluyendo texto manuscrito con una precisión superior a soluciones comerciales tradicionales. “Esto puede traducirse en una reducción del 50% en los errores de introducción manual de datos”, mantiene Gaspar Palmer.
Por su parte, la reducción de costes operativos es otro beneficio clave, ya que la automatización minimiza la necesidad de personal en tareas repetitivas, permitiendo reasignar recursos a funciones de mayor valor añadido. Desde OpenKM destacan que estudios recientes indican que la IA en la gestión documental puede reducir los costes operativos en un 40%.
APLICACIONES PRÁCTICAS EN DIVERSOS SECTORES
En el sector sanitario, la IA optimiza la revisión y clasificación de documentos clínicos, mejorando la gestión de historiales médicos y reduciendo en un 30% el tiempo de acceso a la información. Mientras que, en el ámbito legal, la tecnología agiliza la organización de expedientes y la búsqueda de documentos judiciales, reduciendo hasta en un 50% el tiempo de recuperación de información clave.
En cuanto al sector financiero, la automatización documental mejora la gestión de facturas, contratos y documentos regulatorios, reduciendo tiempos y errores. Los expertos de OpenKM estima que las empresas pueden disminuir en un 45% el tiempo dedicado a la gestión de documentos financieros.
DESAFÍOS Y FUTURO DE LA IA EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
A pesar de sus beneficios, la adopción de IA en la gestión documental debe considerar aspectos como la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. “Las empresas deben garantizar que sus sistemas de IA protejan la confidencialidad de la información y cumplan con las regulaciones vigentes”, afirma Gaspar Palmer.
La gestión documental del futuro está siendo impulsada por la inteligencia artificial, permitiendo la automatización de procesos, la extracción inteligente de información y la optimización de procesos. A medida que las tecnologías continúan evolucionando, las empresas que adopten estos sistemas inteligentes de gestión documental experimentarán una mejora significativa en su eficiencia operativa y en la toma de decisiones estratégicas.
Lo cierto es que la evolución de la inteligencia artificial continuará transformando la gestión documental, permitiendo a las empresas mejorar su eficiencia operativa y la toma de decisiones.
