Artículo escrito por R. Álvarez, Manager tecnologías CDP/CRM /Marketing Auto./Técnico Ciberseguridad / Responsable Experto en Data.

Invertir en el gobierno del dato es una iniciativa estratégica urgente para las empresas basadas en datos. Especialmente, con los datos empresariales creciendo exponencialmente y las multas por aplicación del RGPD aumentando un 40% el año pasado.

Si aún tiene que establecer un marco de gobierno de datos, ahora es el momento antes de embarcarse en proyectos de CDP o IA/ML aplicado a marketing o ventas.  Comience por comprender los marcos de gobierno de datos, por qué las empresas basadas en datos los necesitan, los desafíos para la adopción y las plantillas operativas a considerar.

Asegúrese también de superar cualquier confusión entre la gestión de datos y el gobierno de datos. Trataré de explicarle eso, además de sus próximos pasos para lograr un gobierno de datos preparado para el futuro que proteja e impulse los ingresos.

¿Qué es un marco de gobierno de datos?

Para explicar los marcos de gobierno de datos, primero debemos definir el gobierno de datos.

• El gobierno del dato se refiere a cómo una organización aprovecha su gente, procesos y tecnología para administrar sus datos internos.
• Un marco o plantilla de gobierno del dato es un conjunto específico de principios y procesos que define cómo se recopilan, almacenan y utilizan los datos dentro de una organización.

Con el marco adecuado implementado ( aquí deberá contar con personas le ayuden a decidir cuál es el mejor marco para usted ) , las organizaciones pueden transformar sus datos en un activo valioso y poderoso que se puede aprovechar para cumplir, o superar, las metas y objetivos del negocio.

Pero como mínimo, un marco de gobierno de datos debe establecer las siguientes políticas para cada activo de datos en la organización:

• Estructura: define cómo se organizarán, recuperarán y almacenarán los datos.
• Acceso: designa qué empleados y terceros tendrán acceso a los datos
• Uso: establece parámetros y restricciones de uso para minimizar los riesgos legales, garantizar la privacidad de los datos del consumidor y cumplir con las regulaciones.
• Clasificación: clasifica los datos en niveles de confidencialidad, como interno frente a público o clasificado frente a restringido
• Integridad: establece estándares para garantizar la precisión, la validez y la confiabilidad para que se pueda confiar en los datos para la toma de decisiones.

Crear el marco adecuado para ejecutar el programa también es esencial, y requiere la colaboración entre profesionales de IT dedicados, líderes de unidades de negocios, partes interesadas en los datos, gestores que ayudarán a dirigir la gobernanza etc

Esto es lo que debe incluir en su marco de gobierno de datos.

Estrategia de datos

Crear una estrategia de datos es un primer paso crítico para establecer un marco de gobierno de datos. La estrategia de datos se refiere a los estándares y requisitos operativos de alto nivel de una organización en torno a los datos, que a menudo reflejan la cultura dentro de una organización. Por ejemplo, ¿confiará en los usuarios internos o será más restrictivo? ¿Recopilará la mayor cantidad de datos posible o será más específico en sus esfuerzos?

Procesos de datos

Establecer procesos críticos para la gestión de datos es esencial para cada marco de gobierno de datos. Los procedimientos típicos abordan el intercambio de datos, el monitoreo y la prueba de la calidad de los datos, el seguimiento de problemas de datos, etc.

Política de datos

Un marco también establece una política de gobierno de datos para datos empresariales. Los ejemplos de políticas de datos incluyen el intercambio de datos internos y externos, el cumplimiento normativo, los requisitos de almacenamiento de datos, la calidad de los datos, etc.

Estándares de datos

Los estándares de datos definen el enfoque general para garantizar el cumplimiento de la política de datos. Los ejemplos de estándares de datos incluyen estándares de modelado de datos, estándares de nombres y abreviaturas, gestión de metadatos etc

Seguridad de datos

La seguridad de los datos se refiere a la protección de los datos empresariales  a lo largo de su ciclo de vida. El marco debe detallar el proceso para garantizar que los datos estén a salvo de ataques cibernéticos, acceso no autorizado, filtraciones de datos y robo. En este punto contar con un Responsable que tenga una visión cross ( incluido temas de ciberseguridad puede ser un plus para usted o al menos que pueda colaborar con el responsable de ciberseguridad ). También debe establecer un plan de acción claro para responder a todas las amenazas potenciales.

Calidad de datos 

La calidad de los datos determina si un conjunto de datos cumplirá o no con su propósito comercial, por lo que garantizar una alta calidad de los datos debe ser el centro de atención al diseñar su marco de gobierno de datos. Establecer políticas que prohíban la entrada manual, requieran estándares abiertos y restrinjan el acceso a los datos son buenos puntos de partida.

Este podría ser el componente más esencial de su marco de gobierno de datos porque la mala calidad de los datos puede acabar con el éxito de la campaña.

Comunicación y colaboración

El gobierno de datos es una iniciativa estratégica que requiere un esfuerzo de toda la empresa. Por lo tanto, es vital crear un plan para comunicar las acciones y los logros del equipo de gobierno de datos. Defina claramente objetivos, metas y herramientas para fomentar el apoyo entusiasta y la adopción generalizada de un marco de gobierno de datos.

Al igual que la calidad de los datos, la cultura interna de su empresa en torno  al intercambio de datos, la comunicación y la colaboración puede hacer o deshacer las iniciativas basadas en datos (¡y su propia estrategia de datos!). Lo que luego destaca la importancia de la alfabetización de datos.

Alfabetización de datos

Dar prioridad a la democratización de los datos o garantizar que todos los usuarios puedan acceder, comprender y aprovechar los datos es parte de ese proceso educativo.

Los usuarios educados impulsan mejores decisiones que maximizan el valor de los datos empresariales.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Los programas de gobierno de datos requieren una inversión concertada en personas y euros , es fundamental establecer KPI para medir su impacto comercial. Además, los KPI deben ser medibles y rastreados constantemente a lo largo del tiempo para proporcionar a las partes interesadas un retorno de la inversión (ROI) preciso.

Tecnología clave en el gobierno del dato

La selección de herramientas que ayuden al gobierno del dato como por ejemplo CDP y en este punto no se trata de elegir la mejor del mercado sino aquella que necesite su negocio y cómo quiera usted trabajar con sus datos , además de ver el ROI etc, contar con apasionados del CDP será clave y le aseguro no hay muchos en Europa . Por tanto primero fichar talento antes de embarcarse en aventuras que en este caso le pueden salir más caro que cuando implanto su CRM. Las soluciones independientes y las plataformas de datos integradas ofrecen una amplia variedad de capacidades, así que asegúrese de aclarar lo que necesita.

La mayoría de las plataformas de software de gobierno de datos ofrecen elementos esenciales como la creación de un glosario de términos comerciales, flujos de trabajo basados en reglas y automatización. Además, muchos ofrecen una variedad de capacidades de datos, incluido el descubrimiento, la gestión, la limpieza y la integración de datos.

Cronograma del proyecto

Su empresa necesita un marco de gobierno de datos

La capacidad de aprovechar, almacenar e interpretar datos ha transformado la información en un activo valioso que permite a las organizaciones ser más ágiles y competitivas en el entorno empresarial global.

Sin embargo, esa capacidad conlleva una gran responsabilidad: garantizar que los datos almacenados estén protegidos.

Al implementar iniciativas de gobierno de datos, las empresas mejoran la seguridad y obtienen otros valiosos beneficios comerciales.

Estos son los beneficios clave de un gobierno de datos eficaz:

• Mejor soporte de decisiones: asegúrese de que los datos sean consistentes y de alta calidad en toda la organización, inspirando confianza y produciendo mejores conocimientos para respaldar la toma de decisiones.
• Reducción de riesgos: promueve el cumplimiento normativo, lo que reduce los riesgos que, de otro modo, amenazarían la longevidad y la seguridad de los datos de una empresa.
• Escalabilidad mejorada: permita un crecimiento continuo independientemente de los aumentos exponenciales en el volumen de datos.
• Eficiencias mejoradas: establezca procesos y políticas transparentes para la estrategia y la gestión de datos, lo que permite que una empresa y su departamento de TI sean más ágiles y escalables.
• Reducción de costos: centralice el control de los datos, reduciendo los costos asociados con la administración de datos fragmentados o en silos.
• Colaboración más sólida: promueva una cultura colaborativa al proporcionar datos consistentes y precisos en toda la organización.

¿Qué funciones comerciales se benefician más del gobierno de datos?

Por supuesto, las políticas integrales de gobierno de datos bien ejecutadas benefician a la empresa en su conjunto. Pero también brindan beneficios específicos a las áreas funcionales del negocio.

• Finanzas: Los datos oportunos y de alta calidad proporcionan informes financieros precisos para los accionistas.
• Marketing: los datos de los clientes, las tasas de participación, las métricas de clientes potenciales y otras métricas clave del gobierno del datos con CDP respaldan e informan las estrategias de ventas y marketing.
• Legal: Las políticas y procedimientos aseguran el cumplimiento normativo y la privacidad del consumidor, mitigando riesgos y protegiendo el negocio.
• Producción: las herramientas y los procesos de gobernanza permiten la automatización y una mayor eficiencia operativa.
• Liderazgo: los datos consistentes, precisos y de alta calidad brindan supervisión, informan estrategias y descubren oportunidades de mercado potenciales.
• Atención al cliente: los datos precisos, completos y centralizados permiten a los representantes de servicio al cliente abordar preguntas e inquietudes rápidamente con menos puntos de contacto

Algunos tipos de modelos operativos 

A medida que diseña su programa de gobierno de datos, debe considerar qué modelo operativo es mejor para el tamaño y la estructura de su empresa. Su modelo debe detallar las pautas operativas, establecer la supervisión y proporcionar la infraestructura para la propiedad de los datos y la toma de decisiones.

Hay tres modelos básicos para evaluar para su organización: centralizado, descentralizado e híbrido. Veamos que son , sus beneficios y riesgos.

Gobierno del dato centralizado

En un modelo de gobierno de datos centralizado, generalmente se designa a una persona como líder de gobierno de datos, responsable de tomar decisiones y proporcionar dirección para el programa . En algunas organizaciones, esa persona también puede ser responsable de administrar los datos maestros y distribuirlos a los usuarios según sea necesario o cuando lo soliciten. Otras organizaciones pueden descentralizar el componente de distribución, encargando a los líderes de equipo el desarrollo de conjuntos de datos y la difusión de información a sus usuarios.

Beneficios:

• Mejor enfoque: los equipos pueden concentrarse en tareas esenciales en lugar de recopilar, administrar y distribuir datos.
• Control de calidad: los equipos pueden tomar mejores decisiones para el negocio cuando los datos son consistentes en toda la organización
• Mayor seguridad: los datos son más fáciles de rastrear y proteger, lo que reduce los riesgos asociados con el mal manejo de los datos.
• Control de costos: la centralización de datos requiere menos recursos y agiliza los procesos.

Riesgo:

• Como un enfoque de arriba hacia abajo, los modelos centralizados pueden alimentar la burocracia y no abordar las necesidades únicas de cada área del negocio.

Descentralizado

En un modelo de gobierno de datos descentralizado, un comité generalmente diseña y administra la estrategia de gobierno de datos empresariales. Sin embargo, las áreas funcionales del negocio crean y administran sus propios conjuntos de datos y manejan la distribución de información a sus usuarios.

Beneficios :

• Representación mejorada: considera todas las áreas de los negocios y sus desafíos únicos.
• Mejores datos: los datos son creados por las personas que los utilizarán para hacer su trabajo.
• Mayor eficiencia: comparativamente fácil de configurar y más adaptable a las cambiantes necesidades y requisitos comerciales.
• Mantenimiento compartido: varios propietarios de datos comparten la responsabilidad de administrar y ejecutar la estrategia de gobierno de datos.

Riesgo:

• Los modelos descentralizados pueden generar datos maestros duplicados e inconsistentes, lo que afecta el consenso, los informes y la toma de decisiones en el gobierno del dato.

Híbrido

En un modelo híbrido o federado, una estructura de gobierno de datos empresariales centralizada proporciona el marco, la tecnología y las mejores prácticas a seguir, pero los propietarios de las aplicaciones operan de forma autónoma . En otras palabras, en el gobierno del dato cada área del negocio es propietaria de sus datos y metadatos y es libre de desarrollar estándares, políticas y procedimientos que mejor se adapten a sus necesidades comerciales.

Beneficios:

• Más autonomía: los equipos pueden administrar y escalar sus propios datos sin afectar a otros equipos
• Resolución de problemas más rápida: los problemas se resuelven donde y cuando ocurren
• Agilidad mejorada: los equipos pueden experimentar y hacer ajustes a los datos tan pronto como surja la necesidad comercial

Riesgo:

• Debe tener una gran experiencia en cada área de negocio para funcionar de forma autónoma. Y tendrá que tomar medidas adicionales para garantizar la coherencia y la coordinación de los datos entre los equipos de toda la organización.

La creación de un marco de gobierno de datos es una tarea enorme que involucra a casi todas las personas de la organización. Pero con una planificación y ejecución cuidadosas, alcanzará la madurez del gobierno del dato , explotará mejor los datos donde los datos no estén secuestrados por unos pocos datascience o analistas , y verá que podrá ser una empresa datadriven en un tiempo razonable..

¿Listo para crear un gobierno del dato en su empresa?