Una pregunta que frecuentemente se repite en torno a los datos maestros: ¿Se puede llevar a cabo una Gestión de Datos Maestros sin una tecnología diseñada para esta solución? La respuesta es que sí, pero antes debemos tener en cuenta algunos aspectos y consideraciones importantes para determinar cuál es la solución más conveniente en función de su objetivo.

Antes de abordar las posibles problemáticas y soluciones que nos podemos encontrar en la gestión de datos maestros, vamos a definirlos de manera breve: Estamos hablando de un conjunto de información correspondiente a un activo de la empresa, como puede ser el producto o el cliente. Por ejemplo, en un ERP normalmente se tendrán datos maestros de clientes, de artículos y de cuentas.

Hoy en día, las empresas cuentan con diferentes herramientas para gestionar las distintas áreas de la empresa. En Marketing, por ejemplo, se utilizará una plataforma de servicios de emailing, el equipo de ventas tendrá su base de datos de clientes, así como el equipo de gestión o atención al cliente contará con una aplicación diferente para la gestión de tickets (la sofisticación de las mismas dependerá de los costes en los que quiera incurrir la empresa en cuestión). Si a las diferentes fuentes de información, le añadimos la problemática de que, con el tiempo, los datos hay que actualizarlos, las posibilidades de desincronización o fragmentación en la base de datos de la empresa es muy alta.

La Gestión de Datos Maestros, o MDM por sus siglas en inglés (Master of Data Management), se enfrenta a desafíos relacionados con la variedad de aplicaciones, como comentábamos con anterioridad, que crean, capturan y acceden a datos a través de múltiples sistemas, aplicaciones y canales. Errores de transcripción en el ingreso de datos de manera manual, el uso de nombres diferentes refiriéndose a lo mismo (Francisco y Paco: GM o Pedro del Hierro o PdH), la duplicación de datos o la actualización parcial de estos, son problemas muy comunes.

Con especial interés para las grandes empresas, que cuentan con una gran dispersión de los datos y que se enfrentan a posibles fusiones o adquisiciones de manera frecuente, la Gestión de Datos Maestros ayuda a evitar también experiencias desagradables al cliente en empresas con líneas de productos segmentados, múltiples puntos y canales de interacción y geografías distribuidas. Lo que es innegable es que, para cualquier tipo de empresa, es imprescindible poder confiar en que los datos en los que sustentan sus actividades siguen siendo confiables y autorizados.

Las soluciones MDM automatizan la administración, el gobierno y la forma en que se comparten a través de las diferentes aplicaciones utilizadas por los distintos departamentos, los datos clave de la organización.  Estas soluciones aplican la integración de datos, la reconciliación, el enriquecimiento de la calidad y el gobierno para crear registros maestros. A través de la inteligencia artificial, se pueden identificar, unir y combinar datos, para que luego, estos datos limpios, se puedan compartir con las diferentes aplicaciones o sistemas. Por último, la gestión de datos también puede corregir inconsistencias en los registros y crear una auditoría de cambios en los datos. Probablemente, el único talón de Aquiles de estas soluciones es que requieren de una ambiciosa inversión económica, con lo que no están al alcance de todas las empresas.

Pero la Gestión de Datos Maestros puede ser vista no sólo como una tecnología en sí misma, sino como una disciplina. Es posible realizar una gestión de los datos maestros con una herramienta que no sea específicamente diseñada para este fin, pero deberá aplicarse una estricta normativa que permita la gestión y el control de estos datos. La eficiencia en la gestión de estos datos maestros dependerá de la rigurosidad que se lleve a cabo en los procedimientos establecidos. El MDM se ha convertido en algo crítico para las prácticas comerciales exitosas.

Por ello, para poder llevar a cabo esta cultura de la gestión de datos maestros en las organizaciones, destacamos los siguientes pasos: Conecte sus datos en una ubicación central; integre, depure y enriquezca sus datos introducidos por diferentes personas en diferentes herramientas; controle los mismos para evitar posibles duplicaciones; relacione estos datos con otros puntos de datos importantes, comparta la información correcta a las aplicaciones apropiadas y potencie los perfiles creados con los datos pertinentes de fuentes ajenas.

Por último, podemos concluir que existen una serie de consideraciones importantes a la hora de tomar una decisión en este campo, como por ejemplo:

• Si existen múltiples sistemas, aplicaciones y canales donde se encuentran los maestros, o por el contrario, están localizados en uno o dos repositorios
• Si se encuentra en una organización que realice continuas fusiones o adquisiciones de compañías.
• Arquitectura actual vs arquitectura objetivo
• Si es necesaria una propagación del dato maestro depurado a las fuentes
• Si es necesaria una actualización y disposición de los datos maestros en tiempo real.
• Inversión

Estos son algunos de los aspectos que deben ser evaluados para determinar cuál es la mejor solución que se adapte al objetivo de la empresa. En Devoteam, trabajamos para ayudar a las empresas a tomar esta decisión, ya que contamos con un equipo especializado y certificado con amplia experiencia en este tipo de soluciones.