La recopilación y análisis de datos se ha vuelto en un imprescindible para las universidades. En la Universidad Politécnica de Cartagena (UPCT) utilizan todo su potencial para captar vocaciones científicas.
Entrevistamos a Mari Carmen Bueso, responsable de la Oficina de Prospección y Análisis de Datos (OPADA) de la UPCT, que nos cuenta lo importante que es el departamento que dirige para la toma de decisiones en la universidad.
Big Data Magazine: ¿Cuánto tiempo llevas trabajando en la UPCT y qué es lo que destacarías de tu trabajo?
Mari Carmen Bueso: Accedí al departamento de Matemática Aplicada y Estadística de la UPCT en comisión de servicios en octubre de 2000 y posteriormente obtuve la plaza de Titular de Universidad en el área de Estadística e Investigación Operativa en 2002. De mi trabajo me encanta comenzar nuevos proyectos de colaboración con compañeros de otras áreas de conocimiento en los que se requiere la aplicación de técnicas estadísticas al análisis de datos surgidos en diferentes ámbitos. Lo menos atractivo de nuestro trabajo quizás sea todo lo relativo a la gestión de los trámites administrativos; aunque con la incorporación de las nuevas tecnologías se han optimizado mucho estos procedimientos.
BDM: La OPADA no surgió desde el inicio de la UPCT, ¿me podrías comentar cómo fueron los inicios de esta oficina?
M.C.B: Surgió en el año 2014 y su creación fue promovida por el profesor Mathieu Kessler. En esos momentos, eran ya incesantes las peticiones de datos e indicadores sobre muchos aspectos de la actividad universitaria que provenían tanto de organismos externos (Tribunal de Cuentas, Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas, Rankings) como desde departamentos y órganos de dirección de la propia UPCT. Se impuso la necesidad de disponer de personal dedicado a tiempo completo a la recogida y análisis de todos estos datos y se decidió dar el paso de crear la OPADA para dar respuesta a esta necesidad.
BDM: ¿Cuándo se dio cuenta la Universidad que era necesario disponer de una Oficina de Prospección y Análisis de Datos?
M.C.B.: Hubo un momento en el que quedó claro que era necesario centralizar la recogida y análisis de los datos. Las peticiones de información a los servicios suponían una carga de trabajo importante para ellos, que tenían que atender además de su trabajo diario de gestión. Finalmente, los criterios para calcular un mismo indicador podían variar de un año a otro según quién era el encargado de obtenerlo, lo que invalidaba las comparaciones y el estudio de su evolución.
Sumario: “La OPADA surgió en 2014 cuando eran incesantes las peticiones de datos e indicadores de muchos aspectos de la universidad”
BDM: ¿Por qué surgió la OPADA? ¿Qué necesidades cubre actualmente?
M.C.B: Hace mucho tiempo, el equipo de dirección de la Universidad Politécnica de Cartagena entendió la importancia estratégica de disponer de datos fiables, estables en el tiempo tanto para la toma de decisiones como para la rendición de cuentas. Apostó por la creación de la Oficina de Prospección y Análisis de Datos, con un perfil próximo a la ciencia de datos (Data Science), y con vínculos con el Servicio de Informática. En la actualidad, cubre todas las peticiones de datos e indicadores tanto de organismos externos como de servicios, departamentos o profesores individuales. Está al servicio del equipo de dirección para su necesidad de información cuantitativa para la toma de decisiones, contribuye al portal de transparencia de la UPCT y mantiene la plataforma de cuadros de mandos, https://boards.upct.es/.
BDM: Teniendo en cuenta que la UPCT es una universidad tecnológica, ¿cómo de importante consideras que es el empleo del Big Data para la institución?
M.C.B: Al igual que en cualquier empresa o administración pública, es imprescindible disponer de datos fiables sobre nuestra actividad para poder identificar o anticipar situaciones difíciles, tomar decisiones que se plasmen en planes de acción, y realizar el seguimiento de los resultados para una corrección continua. Es muy importante que sigamos registrando en bases de datos todos los movimientos, procedimientos, de todos los servicios, de manera que ningún área de la actividad de nuestra universidad quede excluida del proceso de recogida y análisis de datos.
BDM: ¿Qué tipo de datos analiza la OPADA?
La OPADA ha ido construyendo a lo largo de los años un datawarehouse completo que cubre la mayor parte de la actividad universitaria, desde aspectos académicos con todas las trayectorias de los alumnos, pero también becas, recursos económicos, recursos humanos, investigación, innovación, relaciones internacionales. La potencia de la centralización en la OPADA es que permite cruzar todos estos datos para un análisis más interesante y potente.
BDM: ¿Cómo es el día a día de los profesionales que trabajan en la OPADA?
M.C.B: El trabajo de los técnicos especialistas en datos de la OPADA se centra, por una parte, en el mantenimiento de nuestro datawarehouse, incorporando las nuevas bases de datos que se van generando en la UPCT y, por otra, en atender las peticiones de los diferentes servicios y órganos de gobierno de la universidad en todo lo relacionado con los datos de gestión de la UPCT. Se combinan las peticiones menos complejas del día a día para dar respuesta a necesidades puntuales con los grandes proyectos que requieren meses de trabajo.
BDM: De todos los datos que pasan por la OPADA, ¿cuáles consideras que son los más interesantes para analizar? ¿Podrías ponerme un ejemplo?
M.C.B: Personalmente me interesan mucho los datos relativos al progreso de los alumnos en sus estudios y relacionarlos con los datos que tenemos de su etapa previa a la universidad (pruebas de acceso, notas de bachillerato). Identificar los puntos y las asignaturas que suponen más dificultad a los alumnos, los factores que son más influyentes sobre su probabilidad de abandono, es comprobar, basándose en los datos, la vida de los planes de estudios.
BDM: ¿Cuál es el volumen de datos que es capaz de generar y de procesar al día una institución como la UPCT?
M.C.B: Unos 2.5 Terabytes (TB), aproximadamente.En la UPCT se recogen y analizan de manera rutinaria todos los datos generados por la actividad académica (convalidaciones, exámenes, trabajos fin de estudios), los cambios en cuanto a recursos humanos, pero también todas las visitas a las distintas webs de la universidad. Tenemos procesos que reconstruyen y actualizan con regularidad y diariamente las tablas de nuestro datawarehouse.
BDM: ¿Qué ventajas aporta para una universidad el análisis continuo de datos?
M.C.B: Cualquier decisión en una institución debe estar “human-centered” pero “data-driven”, para usar dos términos anglosajones claves en la nueva cultura de datos. El análisis debe estar integrado en el diagnóstico continuo, la anticipación de tendencias que requieran de decisiones, el diseño de planes de acción y finalmente el seguimiento de estos planes.
BDM: He visto que existe una especie de ‘Libro Blanco de la Inteligencia Institucional’. ¿En qué consiste este libro y qué puede aportar tanto a la comunidad universitaria como a la sociedad?
M.C.B: El “Libro Blanco de la Inteligencia Institucional” en instituciones de educación superior es un compendio de artículos que describen por una parte en qué área de la actividad universitaria puede intervenir la inteligencia de datos, y por otra parte da ejemplos de su aplicación. Lleva ya unos cuantos años publicado y la importancia de los datos se ha incrementado incluso.
BDM: ¿De qué manera el análisis de datos continuo permite que una universidad siga captando alumnos, que en definitiva es el objetivo de la institución en su conjunto?
M.C.B: El objetivo de la institución es, desde una vocación de servicio público, formar a los ingenieros y graduados que nuestra sociedad necesita, en colaboración con las empresas de nuestro entorno y desde una perspectiva Europea. Es verdad que necesitamos comunicar el mensaje de que las materias STEM y los estudios que se imparten en la UPCT son sinónimos de alta inserción laboral, profesiones atractivas y oportunidades nacionales e internacionales, pero que además son cruciales para nuestro desarrollo como sociedad. Para ello, analizamos el perfil de los alumnos de nuevo ingreso, sus lugares de origen, con el objetivo de centrar nuestras campañas de promoción.
BDM: ¿Cuál consideras que es el futuro del análisis de datos en las instituciones educativas?
M.C.B: Creo que el futuro pasa por ser capaces de registrar, recopilar y analizar todos los datos que genera una institución como la nuestra en tiempo real, lo que supone un gran esfuerzo hacia la digitalización de todos nuestros procedimientos, huyendo de los ficheros Excel locales manejados por una persona o un servicio, y poniendo a disposición de la OPADA el rango completo de las áreas de actividad de nuestra universidad. Esto necesitará de una visión única para el almacenamiento de todos estos datos que, a priori, provienen de fuentes muy diferentes.
BDM: A nivel institucional tenemos claro para qué sirve la prospección de datos, pero, por ejemplo, ¿para qué le puede ser de utilidad a un universitario acceder a toda la información que generáis?
M.C.B.: Por una parte, como institución pública, nuestra obligación es de transparencia y publicidad activa. Debemos trasladar a la sociedad los indicadores e informes necesarios que justifican las decisiones que se toman en la universidad. Por otra parte, a medida que incorporemos el análisis de todos los datos asociados a la actividad de un alumno, por ejemplo, seremos capaces de proporcionarle, si lo desea, recomendaciones, avisos, recordatorios que apoyarán su trabajo y facilitarán el éxito en sus estudios. Para ello, estoy pensando en cruzar datos de uso del aula virtual, datos de la biblioteca, datos de presencia o asistencia a clase, etc. Pero también es verdad, que todas estas iniciativas tienen que realizarse dentro de un estricto respeto a la privacidad de cada uno.
BDM: Los expertos aseguran que el Big Data es el ‘nuevo petróleo’, ¿opinas lo mismo? ¿Por qué?
M.C.B: Efectivamente, el Big Data es un nuevo paradigma para el análisis y puesta en valor de datos. En nuestro caso, como institución pública, no nos movemos por un interés crematístico lo que nos lleva a considerarlo como una herramienta con fines más sociales o de eficiencia, siempre poniendo al estudiante en el centro de las decisiones y respetando la privacidad de los datos por encima de todo.
BDM: ¿Cómo crees que puede evolucionar el empleo del Big Data en la UPCT?
M.C.B.: La utilidad del Big Data en un futuro muy cercano estará relacionada con los algoritmos de predicción y prospección. Debemos ser capaces de predecir el rendimiento de nuestros estudiantes y de proporcionarles recomendaciones para guiar su tránsito en la universidad, todo ello en función de su perfil y afinidades. Igualmente, el manejo inteligente de los datos deberá optimizar otros procesos como la eficiencia energética, la rápida adaptación a las necesidades de los usuarios, la gestión eficiente, etc.
BDM: ¿Es el Big Data la clave para que una universidad consiga más matriculaciones de alumnos? ¿Por qué?
M.C.B: El Big Data está más orientado a satisfacer las necesidades de los usuarios de la institución que a promover la captación de nuevos estudiantes. Gestionamos centenares de indicadores (visitas al Aula Virtual, acceso a bibliotecas, datos de rendimiento académico, plataformas digitales de cursos…) como forma de mejorar la experiencia social y educativa de los estudiantes y de ofrecerles un servicio lo más personalizado posible. No obstante, el Big Data, sin duda, nos ayuda a que los mecanismos de captación de nuevos estudiantes a través de campañas o visitas a centros de Educación Secundaria sean más eficaces.
BDM: Por último, ¿cómo ves la evolución de la OPADA en la UPCT en los próximos 10 años?
M.C.B: Estoy convencida de que la OPADA debe reforzarse de manera continua. En sus 7 años de vida, se ha vuelto imprescindible y ha contribuido al impulso de una cultura del dato en la universidad. En los próximos 10 años, me gustaría que avanzara en el desarrollo de algoritmos de predicción y de recomendación basados en el enorme data warehouse que ha ido construyendo. Estos algoritmos, bien empleados, dentro del respeto de la privacidad y cumpliendo con la transparencia, podrían ser una ayuda para mejorar la experiencia formativa y social de nuestros estudiantes a lo largo del tiempo que pasan con nosotros.
