Caso de Éxito: Ermua elige Qlik Sense y Udal Data Analytics para optimizar el análisis de la información

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Ermua es un municipio de 16.000 habitantes, que está ubicado en el centro entre las 3 capitales vascas. Desde el punto de vista de la actividad económica, es una población que se dedica principalmente a la industria auxiliar del sector de la automoción.

En el ayuntamiento trabajan 140 personas y estamos haciendo un gran esfuerzo e inversiones importantes en materia de digitalización, de tal forma que la totalidad de los trabajadores ya cuenta con un certificado electrónico para realizar las transacciones con firma electrónica, eliminando el papel. Asimismo, la ciudadanía tiene a su disposición la BakQ, un medio de identificación y firma electrónica en la nube. Esto ha sido posible mediante un convenio con Izenpe. 

Necesidades del Ayuntamiento en materia de Tecnologías de la Información

Actualmente el ayuntamiento utiliza distintas aplicaciones para la gestión de su actividad administrativa. Estos aplicativos son suministrados por diferentes proveedores. No tenemos una aplicación que haga de todo, sino diversas herramientas específicas para cada departamento, con lo cual, no disponemos de una base de datos que unifique toda la información de terceros y territorios. Esto nos plantea un reto, ya que una misma persona puede estar con diferentes definiciones en cada una de las aplicaciones.

Además, tenemos el hándicap de que las aplicaciones no están conectadas y, por tanto, los datos de no se pueden relacionar.

Por ejemplo, tenemos una aplicación para la gestión de la contabilidad, otra aplicación para gestionar el padrón de habitantes, otra para realizar la recaudación, etcétera. Estas aplicaciones no se hablan entre ellas, con lo cual, nos obliga a extraer diversos listados y volúmenes de datos para la toma de decisiones.

De ahí la necesidad de contar con una solución que nos permita relacionar los datos de una aplicación con otra, así como visualizar los datos de la misma manera, independientemente del origen. 

Elección de la plataforma Qlik Sense

Dada la necesidad que teníamos unificar los datos de las distintas aplicaciones, nos dedicamos a buscar una solución que interconectara los datos. Analizamos diversas herramientas, como Tableau o Qlik, entre otras. Hicimos un estudio de mercado y consultamos a diferentes ayuntamientos sobre las aplicaciones que estaban utilizando para análisis de datos y, la verdad, es que la mayoría no disponían de ninguna solución. También preguntamos a dichos ayuntamientos cómo resolvían la integración de la información de terceros y territorios; y nuevamente, la mayoría de los municipios estaban en nuestra misma situación, es decir, el dato estaba recogido de una manera diferente en cada aplicación y, en muchos casos, no le daban solución. Otras entidades habían ido un poco más allá y se habían desarrollado aplicativos complejos para depuración de los datos.

Teniendo esta problemática y viendo Qlik, en concreto, nos dimos cuenta de que, además de analizar los datos, Qlik nos permitía depurar las diferentes bases de datos, y es como empezamos a utilizar la solución. El primer proyecto con Qlik fue para depurar los datos, de tal forma que un mismo contribuyente estuviera de la misma manera en los distintos aplicativos. 

Beneficios de la solución Udal Data Analytics de Lanit Consulting

Como ya estábamos trabajando con Qlik en la depuración de los datos, empezamos a elaborar unos cuadros de mando que, en principio, eran de uso exclusivo del departamento de TI.

Entonces, nos encontramos con Lanit Consulting y su solución de analítica de datos, y nos pareció muy interesante por varios motivos: en primer lugar, porque estaba basada en Qlik, una herramienta que ya conocíamos y que es sencilla de utilizar; además, vimos que la solución de Lanit Consulting abordaba una problemática que necesitábamos resolver, que consistía en relacionar los datos de la contabilidad con datos de otras aplicaciones, con lo cual, la solución de Lanit nos viene muy bien.

Si conseguimos relacionar los datos de la aplicación de contabilidad Aytos Sicalwin con los datos de otras aplicaciones, como el gestor de expedientes, el padrón de habitantes o la recaudación, conseguiremos tener un cuadro de mandos único, sin necesidad de importar y exportar informes y hojas Excel de las distintas aplicaciones, y de combinarlas en otra hoja de cálculo, con el consiguiente riesgo de cometer errores y de la inconsistencia de los datos. 

¿Cuáles son los planes de despliegue y cómo está siendo el proceso de adopción de Udal Data Analytics para los usuarios?

Actualmente queremos llevar a cabo un mayor despliegue de las soluciones que tenemos con Qlik y con Lanit Consulting, porque inicialmente estas soluciones estaban pensadas para el departamento de informática.

Todos los departamentos utilizan indicadores de gestión e indicadores de calidad, y recabar la información de las distintas aplicaciones les supone mucho tiempo; y, además, como he comentado anteriormente, se suelen producir errores al combinar los datos de las diferentes fuentes.

Por ello, nuestro objetivo a corto plazo es ir involucrando al resto de departamentos para la explotación de esos datos con Qlik Sense y con Udal Data Analytics. Para ello, vamos a realizar un análisis con los directores de cada una de las áreas para definir sus necesidades, qué datos quieren explotar y cómo relacionarlos con otros aplicativos.

Respecto al proceso de adopción, confiamos en que será fácil y rápido. No creemos que vayamos a encontrar reticencias por parte de los usuarios, porque la solución Udal Data Analytics está basada en la plataforma de Qlik, que es muy sencilla. Ya tenemos la experiencia de uso de Qlik Sense, por lo que un cuadro de mando basado en dicha herramienta es muy fácil de utilizar y, por consiguiente, las personas que lo vayan a usar no tendrán problema alguno.

Recomendación de Qlik Sense y Udal Data Analytics

Considero que Qlik Sense y Udal Data Analytics son herramientas de máximo interés para las administraciones públicas y recomiendo su adopción para la toma de decisiones, ya que permiten explotar los datos de distintas aplicaciones con mucha facilidad. Aun así, es aconsejable apoyarse en una empresa experta que desarrolle las integraciones y los cuadros de mando, ya que nos ahorrará tiempo, esfuerzo y la omisión de errores para la toma de decisiones.

En nuestro caso, hemos elegido a Lanit Consulting porque es una empresa que está concienciada con las necesidades de los ayuntamientos en general, sabe escuchar y atender nuestros requerimientos y son conocedores de que relacionar los datos de unas aplicaciones con los de otras es de interés para todos los ayuntamientos y administraciones públicas.

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